Kịch bản hội nghị trù bị và hội nghị chính thức

HỘI NGHỊ TRÙ BỊ NHÀ CHUNG CƯ N03T8, KHU NGOẠI GIAO ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO, QUẬN BẮC TỪ LIÊM HÀ NỘI	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ------------------------------------------- Hà Nội, ngày    tháng ... năm 2017
---------------------

KỊCH BẢN ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ TRÙ BỊ VÀ HỘI NGHỊ CHÍNH THỨC NHÀ CHUNG CƯ N03T8 KHU NGOẠI GIAO ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI
Thời gian	Nội dung làm việc
7h30	1) Ông Nguyễn Hồng Cương (căn hộ 1010), chủ trì cùng với ông Nguyễn Công (căn hộ 1508) và bà Nguyễn Thị Thu Hà (căn hộ 1906): - Đón tiếp, ghi danh sách đăng ký tham dự. - Mời các thành viên đăng ký tham dự báo cáo quyền bỏ phiếu cho Ban thẩm tra tư cách gồm 01 Đại diện Công ty cổ phần xây dựng số 2, ông Lê Đức Huy (căn hộ 818, Trưởng ban) và các thành viên Ông Ngô Quang Huy (căn hộ 1318) và ông Nguyễn Hồng Cương (thẩm tra tư cách tham dự, tư cách bỏ phiếu và số quyền bỏ phiếu của từng người đăng ký theo danh sách đã chuẩn bị trước). 2) Bà Nguyễn Thị Hằng (căn hộ 1012) và 01 Đại diện Công ty 2 chủ trì tổ chức: Ca nhạc (do cư dân biểu diễn) chào mừng Hội nghị, bắt đầu từ 7h45 đến 8h15 (dành cho phiên Hội nghị chính thức). 3) Các ông Nguyễn Xuân Chung, Chủ tịch Hội nghị, X, Trưởng ban đại diện: - Chỉ đạo đón tiếp, đăng ký thành viên tham dự, xử lý trường hợp thẩm tra tư cách tham dự, tư cách bỏ phiếu và số quyền bỏ phiếu của người đăng ký khi có vấn đề. - Trực tiếp đón tiếp các khách mời, tiếp xã giao tại phòng tiếp bên cạnh Hội trường. Sau khi tiếp xong, mời khách nghỉ ngơi chờ khai mạc (dành cho Hội nghị chính thức). 4) Ông X, Trưởng ban đại diện: - Cùng các khách mời và cư dân giao lưu, trao đổi ý kiến trước giờ khai mạc chính thức. - Chỉ đạo các công tác khác trong Hội trường (nếu cần).
8h15	Khai mạc Hội nghị 1) Ông Phạm Tâm Dương (căn hộ 1014) thành viên Ban Đại diện, chủ trì: - Chào cờ, quốc ca (dành cho Hội nghị chính thức, 2 phút); - Giới thiệu khách mời (UBND phường, Lãnh đạo Công ty 2...) đến dự Hội nghị (nội dung này chỉ làm trong Hội nghị chính thức, 2 phút). - Tuyên bố lý do (4 phút): Sau một thời gian chuẩn bị và được sự ủng hộ  của UBND phường Xuân Tảo, hôm nay các chủ sở hữu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư N03T8 chính thức tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thông qua các văn kiện, quy chế và bầu Ban quản trị của nhà chung cư N03T8 theo quy định của pháp luật. - Xin trân trọng giới thiệu những tổ chức, cá nhân trong Ban tổ chức Hội nghị, gồm: + Công ty cổ phần xây dựng số 2 (chủ đầu tư) + Ban quản trị lâm thời: Ông Nguyễn Xuân Chung và 4 người khác. + Ban đại diện gồm 7 ông bà: X, Phạm Tâm Dương, Trịnh Anh Minh (căn hộ 2016), Lê Đức Huy, Nguyễn Hồng Cương, Ngô Quang Huy và Nguyễn Thị Hằng. - Trân trọng mời ông Nguyễn Xuân Chung, Đại diện Ban tổ chức Hội nghị đồng thời là Đại diện của Chủ đầu tư, đọc diễn văn khai mạc. 2) Ông Nguyên Xuân Chung đọc lời khai mạc (5 phút) 3) Ông Phạm Tâm Dương đọc dự kiến chương trình làm việc (2 phút). Hội nghị thông qua bằng hình thức vỗ tay ủng hộ. 4) Ông Phạm Tâm Dương đọc dự kiến Đoàn chủ tịch, Ban thư ký và Ban kiểm phiếu (2 phút). - Đoàn chủ tịch: Ông Nguyễn Xuân Chung (Chủ tịch Hội nghị), ông X, ông Phạm Tâm Dương. - Ban thư ký: Bà Nguyễn Thị Hằng (Trưởng ban), bà Vũ Thị Kim Dung (căn hộ 1308). - Ban kiểm phiếu: Ông Trịnh Anh Minh (Trưởng ban), 02 người đại diện Công ty cổ phần xây dựng số 2, ông Nguyễn Văn Hùng (căn hộ 1606) và ông Nguyễn Xuân Tiệp (căn hộ 1506). Hội nghị thông qua danh sách Đoàn chủ tịch, Ban thư ký và Ban kiểm phiếu bằng hình thức vỗ tay đồng ý. 5) Đoàn chủ tịch và Ban thư ký lên làm việc (1 phút).
8h35	Trình bày các văn kiện 1) Ông X mời ông Nguyễn Xuân Chung đọc dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư N03T8. 2) Ông Nguyễn Xuân Chung đọc dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư N03T8 (40 trang chữ in thưa, 45 phút, nếu thiếu thời gian thì chỉ đọc tóm tắt các chương và điều khoản chính)
9h20	1) Ông Phạm Tâm Dương mời ông X đọc: - Dự thảo Quy chế họp Hội nghị nhà chung cư nhiệm kỳ I (2017-2020) - Dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư; - Dự thảo Quy chế hoạt động và thu chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư. - Dự thảo Quy chế sử dụng quỹ bảo trì. 2) Ông X đọc các dự thảo văn kiện trên (35 trang, 40 phút)
10h	Thông qua dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư 1) Ông Nguyễn Xuân Chung mời Hội nghị thảo luận dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư; 2) Các thành viên Ban tổ chức Hội nghị trả lời các ý kiến thảo luận (chỉ thảo luận ở Hội nghị trù bị, đến Hội nghị chính thức thì đề nghị thảo luận nhưng sẽ không có ai còn ý kiến gì). 3) Ông Nguyễn Xuân Chung - Đề nghị Hội nghị biểu quyết thông qua bằng hình thức giơ tay (chỉ những chủ sở hữu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư có quyền biểu quyết mới được giơ tay). - Giới thiệu ông Trịnh Anh Minh, Trưởng ban kiểm phiếu, điều hành. 4) Ông Trịnh Anh Minh điều hành biểu quyết và kiểm phiếu: - Đề nghị chủ sở hữu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhất trí với dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư thì giơ tay. 04 thành viên trong Ban kiểm phiếu phân ra 4 góc để đếm. Trưởng ban giám sát và tổng hợp. - Đề nghị chủ sở hữu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng  không nhất trí với dự thảo Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư thì giơ tay. 04 thành viên trong Ban kiểm phiếu phân ra 4 góc để đếm. Trưởng ban giám sát và tổng hợp. 5) Ông Trịnh Anh Minh báo cáo Hội nghị kết quả biểu quyết. 6) Hội nghị vỗ tay ủng hộ.
10h07	Bầu Ban quản trị nhà chung cư 1) Ông Nguyễn Xuân Chung: - Báo cáo quá trình hiệp thương lên danh sách đề cử. Thông báo danh sách đề cử đã được Hội nghị trù bị thông qua (nếu đang là Hội nghị trù bị thì báo cáo danh sách đề cử do Công ty 2, Ban quản trị lâm thời và Ban đại diện hiệp thương thông qua và đề nghị cư dân ứng cử, đề cử thêm tại Hội nghị để đưa vào danh sách đề cử). Thông báo số quyền bỏ phiếu của các đại diện chủ sở hữu và người sử dụng, thực tế đến dự (theo ghi nhận của Ban thẩm tra tư cách). - Đọc danh sách đề cử. - Đề nghị các chủ sở hữu, đại diện chủ sở hữu và người sử dụng cho ý kiến về việc các nhân sự trong danh sách có đủ tiêu chuẩn để bầu vào Ban quản trị không (không ứng cử, đề cử thêm tại Hội nghị chính thức; điều này đã được quy định trong Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư. - Nếu các nhân sự trong danh sách có đủ tiêu chuẩn để bầu vào Ban quản trị, thì mời ông Trịnh Anh Minh, Trưởng ban kiểm phiếu, điều hành 2) Ông Trịnh Anh Minh điều hành bầu và kiểm phiếu: - Hướng dẫn chi tiết cách thức bỏ phiếu, kiểm tra niêm phong thùng phiếu. Chỉ đạo các thành viên Ban kiểm phiếu phát phiếu trực tiếp cho chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư, - Thu phiếu, kiểm phiếu tại phòng bên cạnh.
10h15	Hội nghị giải lao 15 phút
10h30	Công bố kết quả bầu cử Ban quản trị và chuyển sang bầu Trưởng và Phó trưởng Ban quản trị 1) Ông Trịnh Anh Minh công bố danh sách những người được bầu vào Ban quản trị. 2) Ông Nguyễn Xuân Chung: - Báo cáo quá trình hiệp thương lên danh sách đề cử. Thông báo danh sách đề cử Trưởng và Phó trưởng Ban quản trị đã được Hội nghị trù bị thông qua (nếu đang là Hội nghị trù bị thì báo cáo danh sách đề cử do Công ty 2, Ban quản trị lâm thời và Ban đại diện hiệp thương thông qua và đề nghị cư dân ứng cử, đề cử thêm 01 người từ danh sách những người mới được bầu vào Ban quản trị). - Đọc danh sách đề cử chính thức. - Đề nghị ông Trịnh Anh Minh, Trưởng ban kiểm phiếu, lên điều hành. 3) Ông Trịnh Anh Minh điều hành bầu và kiểm phiếu: - Hướng dẫn chi tiết cách thức bỏ phiếu, kiểm tra niêm phong thùng phiếu. Chỉ đạo các thành viên Ban kiểm phiếu phát phiếu trực tiếp cho chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư, - Thu phiếu, kiểm phiếu tại phòng bên cạnh.
10h40	1) Ông Nguyễn Xuân Chung mời ông Phạm Tâm Dương đọc tờ trình Hội nghị về: - Đề xuất đơn vị quản lý vận hành (nếu có); - Đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư; - Dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư (nếu có); - Đề xuất kinh phí hoạt động của Ban quản trị và mức thù lao hàng tháng cho các thành viên Ban quản trị; - Đề xuất các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư (nếu có); 2) Ông Phạm Tâm Dương đọc các dự thảo văn kiện trên (dự kiến chưa cần thông qua 1 số mục nên chỉ cần 5 phút)
10h45	Thảo luận và thông qua các văn kiện Ông Nguyễn Xuân Chung điều hành thời gian thảo luận. 1) Hội nghị thảo luận đồng thời tất cả các văn kiện đã được trình bày trong Hội nghị; 2) Các ông Nguyễn Xuân Chung, X, Phạm Tâm Dương cùng điều khiển và trả lời các ý kiến thảo luận. 3) Hai cư dân cầm micro di động để đưa cho người cần phát biểu. 4) Các ông bà thành viên Ban đại diện và các Trưởng tầng... tham gia phát biểu để định hướng thảo luận. 5) Ban thư ký ghi chép ý kiến; trao đổi với Đoàn chủ tịch để làm rõ vấn đề (nếu cần). 6) Ông Nguyễn Xuân Chung tóm tắt, ghi nhận các ý kiến và kết luận phần thảo luận.
11h05	Công bố kết quả bầu Trưởng và Phó trưởng Ban quản trị 1) Ông Trịnh Anh Minh công bố kết quả bầu cử, gồm số phiếu của từng người và danh sách Trưởng và Phó trưởng Ban quản trị. 2) Ông Nguyễn Xuân Chung mời các thành viên Ban quản trị ra mắt Hội nghị 3. Trưởng ban quản trị phát biểu cảm ơn Hội nghị và các vị khách mời đồng thời cam kết hoàn thành nhiệm vụ.
11h10	Thông qua các văn kiện tại Hội nghị 1) Ông X, đọc dự thảo Nghị quyết về việc Hội nghị nhà chung cư N03T8 lần thứ nhất thông qua tất cả các văn kiện trình Hội nghị. 2) Hội nghị biểu quyết thông qua bằng hình thức giơ tay.
11h15	Khách mời phát biểu Ông Nguyễn Xuân Chung mời đại diện Công ty 2, đại diện UBND phường Xuân Tảo phát biểu ý kiến (nếu có)
11h30	Bế mạc Hội nghị - Chào cờ, quốc ca (dành cho Hội nghị chính thức, 2 phút); - Ông Nguyễn Xuân Chung cảm ơn khách mời, cư dân và những người tham gia phục vụ, tổ chức Hội nghị - Ông Nguyễn Xuân Chung tuyên bố bế mạc Hội nghị nhà chung cư N03T8 lần thứ nhất.