QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ THU CHI TÀI CHÍNH

HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ N03T8, KHU NGOẠI GIAO ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO, QUẬN BẮC TỪ LIÊM HÀ NỘI	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ------------------------------------------- Hà Nội, ngày    tháng 01 năm 2016
---------------------

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG VÀ THU CHI TÀI CHÍNH

 CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ N03T8 KHU NGOẠI GIAO

ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI

I. QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quyền, trách nhiệm và tổ chức hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư N03T8 khu Ngoại giao đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là nhà chung cư).

Điều 2. Mục đích yêu cầu

Việc ban hành Quy chế hoạt động và quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư có mục đích tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động của Ban quản trị, từng bước đưa các hoạt động của Ban quản trị đi vào nề nếp và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư được Hội nghị nhà chung cư N03T8 thông qua, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, các đơn vị quản lý vận hành, bảo trì và cung cấp các dịch vụ khác cho nhà chung cư.

Điều 3. Quyền và trách nhiệm của Ban quản trị

1. Đôn đốc, giám sát, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và các đối tượng liên quan trong việc thực hiện nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư. Bảo vệ lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng

2. Chuẩn bị các nội dung và chủ trì tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Lập hồ sơ và các văn bản cần thiết để đề nghị cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban quản trị nhà chung cư;

3. Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban quản trị tại Hội nghị nhà chung cư. Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật nhà ở và quyết định của Hội nghị nhà chung cư; báo cáo kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư tại hội nghị nhà chung cư.

4. Tiếp nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư và các văn bản liên quan tới nhà chung cư. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định;

5. Xây dựng mức phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phù hợp với yêu cầu dịch vụ của dân cư và với giá cả thị trường tại thời điểm áp dụng mức phí mới; trình Hội nghị nhà chung cư hoặc được cư dân các tầng biểu quyết thông qua trước khi thực hiện. Trực tiếp thu hoặc ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ thu kinh phí vận hành nhà chung cư. Định kỳ thanh toán phí dịch vụ cho đơn vị vận hành nhà chung cư theo hợp đồng.

6. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư, và Ký kết hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và giám sát hoạt động bảo trì. Thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại hội nghị nhà chung cư. Kiểm tra các báo cáo thu, chi tài chính về quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư do đơn vị vận hành, đơn vị bảo trì thực hiện theo hợp đồng đã ký kết và báo cáo với Hội nghị nhà chung cư. Tổ chức họp hội nghị nhà chung cư hoặc trưng cầu ý kiến cư dân các tầng để quyết định thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc bảo trì trong trường hợp các đơn vị này không còn đủ điều kiện quản lý vận hành hoặc bảo trị nhà chung cư.

7. Thay mặt chủ sở hữu thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu nhà chung cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định;

8. Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, giải quyết;

9. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng, thực hiện nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư;

10. Thực hiện đúng quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị nhà chung cư;

11. Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật;

12. Bố trí thời gian tiếp cư dân và đại diện tầng theo lịch hẹn trước. Định kỳ 6 tháng báo cáo cư dân tình hình vận hành nhà chung cư, đồng thời lấy ý kiến cư dân làm cơ sở đánh giá chất lượng dịch vụ của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.

13. Tổ chức hòa giải những tranh chấp liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư. Xử lý các vi phạm Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư của các chủ sở hữu, người sử dụng, khách vãng lai và các đối tượng liên quan.

14. Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư;

15. Thực hiện các công việc khác không trái với quy định pháp luật được Hội nghị nhà chung cư giao cho hoặc pháp luật quy định.

Điều 4. Đăng ký công nhận và nhiệm kỳ Ban quản trị

1. Trong vòng mười lăm (15) ngày kể từ khi Hội nghị nhà chung cư bầu ra Ban quản trị, Ban quản trị có trách nhiệm đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để được công nhận.

2. Nhiệm kỳ của Ban quản trị là ba năm. Nhiệm kỳ hoạt động của Ban quản trị sẽ được tính từ ngày được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ký quyết định công nhận, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Ban quản trị của nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạt động cho đến khi Ban quản trị mới được bầu có quyết định công nhận.

4. Trong thời gian 15 ngày kể từ ngày được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định công nhận, Ban quản trị phải tổ chức họp bàn, phân công rõ nhiệm vụ của từng thành viên và thông báo công khai để người dân biết và liên hệ khi cần thiết;

5. Ban quản trị không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị;

6. Ban quản trị có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư nhiệm kỳ mới trước 25 ngày so với thời điểm nhiệm kỳ hiện tại kết thúc hoặc quyết định công nhận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hết hiệu lực;

Điều 5. Nguyên tắc hoạt động

Ban quản trị hoạt động theo mô hình Ban quản trị của Hợp tác xã được quy định trong Luật Hợp tác xã. Nguyên tắc hoạt động là tập thể quyết định, cá nhân phụ trách thực hiện và cá nhân chịu trách nhiệm về lĩnh vực được phân công; đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch, chịu sự kiểm tra giám sát của chủ sở hữu, người sử dụng và các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Nhiệm vụ của Trưởng Ban Quản trị

1. Là đại diện theo pháp luật của Ban quản trị, là người phát ngôn chính thức của Ban Quản trị;

2. Lãnh đạo toàn bộ hoạt động của Ban quản trị, đảm bảo tổ chức thực hiện thật tốt các nghị quyết, chương trình, kế hoạch được Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị thông qua.

3. Trực tiếp ký các hợp đồng nhân danh Ban quản trị; trực tiếp ký các văn bản của Ban quản trị theo quy định của pháp luật.

4. Chủ trì lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Ban quản trị và phân công nhiệm vụ cho các thành viên Ban quản trị.

5. Chuẩn bị nội dung, chương trình, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ban quản trị và Hội nghị nhà chung cư.

6. Chủ trì xây dựng báo cáo thu chi tài chính hàng năm của Ban quản trị trình Hội nghị nhà chung cư thường niên;

7. Chủ trì làm việc với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp và các tổ chức, cá nhân khác về các nội dung liên quan tới nhà chung cư.

8. Chủ trì đối thoại với chủ đầu tư để giải quyết những vấn đề liên quan giữa chủ đầu tư và các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

9. Trực tiếp theo dõi, giải quyết công tác bảo hành, bảo trì nhà chung cư

10. Trực tiếp phụ trách công tác tiếp cư dân và giải quyết kiến nghị của cư dân.

11. Thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ khác khi được Hội nghị nhà chung cư giao.

12. Trưởng Ban quản trị có thể ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng ban, nhưng phải chịu trách nhiệm về ủy quyền của mình.

Điều 7. Nhiệm vụ của Phó trưởng Ban Quản trị (Phó ban quản trị)

1. Điều hành công việc công việc chung của Ban quản trị khi được Trưởng Ban quản trị ủy quyền hoặc vắng mặt;

2. Làm cầu nối trao đổi thông tin và phối hợp hoạt động của Chủ đầu tư và Ban quản trị.

3. Đôn đốc, phối hợp với chủ đầu tư bảo hành nhà chung cư và các căn hộ theo đúng hợp đồng quy định của pháp luật, đảm bảo chất lượng và thời gian. Đôn đốc chủ đầu tư tiếp tục hoàn thiện nhà chung cư theo đúng Hồ sơ thiết kế kỹ thuật nếu như còn những khoản mục chưa hoàn thành.

4. Đôn đốc chủ đầu tư bố trí một phần diện tích nhà chung cư để Ban quản trị làm việc và lưu giữ các hồ sơ, tài liệu, tài chính của tòa nhà, bàn giao hồ sơ nhà chung cư và các giấy tờ tài liệu cũng như các cơ sở vật chất cần thiết khác cho Ban quản trị; bố trí đủ diện tích làm phòng sinh hoạt cộng đồng và phòng chỉ huy vận hành nhà chung cư,.

5. Đôn đốc, phối hợp với chủ đầu tư thu kinh phí bảo trì 2% và chuyển cho Ban quản trị khi được yêu cầu.

6. Đôn đốc, phối hợp với chủ đầu tư làm thủ tục đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ cho chủ sở hữu. 

7. Trực tiếp chỉ đạo và quản lý công tác vận hành nhà chung cư; chủ trì giải quyết các công việc liên quan tới đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, các yêu cầu, kiến nghị của cư dân, đảm bảo công tác vận hành nhà chung cư có chất lượng cao, ổn định, hiệu quả và chi phí hợp lý.

Điều 8. Nhiệm vụ của thành viên phụ trách kế hoạch - tài chính.

1. Lập kế hoạch hoạt động và thu chi tài chính theo quý, năm của Ban quản trị;

2. Theo dõi, quản lý sổ sách tài chính, kế toán của Ban quản trị;

3. Giám sát, kiểm tra báo cáo thu, chi tài chính của các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, đơn vị bảo trì và các đơn vị liên quan.

4. Theo dõi, giải quyết các kiến nghị của cư dân liên quan đến thu chi tài chinh. Giám sát việc thực hiện các quy định về phí liên quan tới điện, nước, vận hành, bảo hành, bảo trì…

5. Tính toán, đề xuất mức phí dịch vụ quản lý vận hành để Ban quản trị trình Hội nghị nhà chung cư.

6. Thu kinh phí vận hành nhà chung cư hàng tháng. Định kỳ thanh toán phí dịch vụ cho đơn vị vận hành nhà chung cư theo hợp đồng.

7. Tiếp nhận, quản lý tiền bảo trì 2% do chủ đầu tư giao. Thanh toán theo hợp đồng cho các đơn vị bảo trì.

Điều 9. Nhiệm vụ của thành viên phụ trách an ninh, trật tự, vệ sinh.

1. Chịu trách nhiệm chính về toàn bộ công tác an ninh, trật tự, vệ sinh nhà chung cư. Chủ trì theo dõi, giám sát công tác an ninh, trật tự, vệ sinh từ tầng 1 trở lên. Phối hợp với thành viên kỹ thuật theo dõi, giám sát công tác an ninh, trật tự, vệ sinh của các tầng hầm và các đường lên xuống tầng hầm. Báo cáo và phối hợp với Phó trưởng Ban Quản trị làm việc với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư để giải quyết những vấn đề phát sinh và những yêu cầu, kiến nghị của cư dân vượt quá khả năng hoặc thẩm quyền.

2. Phối hợp với tổ dân phố, công an phường, chính quyền địa phương giải quyết các vấn đề an ninh trật tự vệ sinh trong khu vực nhà chung cư (kể cả an toàn giao thông, vệ sinh lòng và hè đường, sân vườn xung quanh nhà chung cư);

3. Thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền, vận động cư dân nghiêm chỉnh chấp hành nội quy quản lý sử dụng tòa nhà, giữ gìn an ninh trật tự vệ sinh của chung cư;

4. Tiếp nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của cư dân trong nhà chung cư về công tác đảm bảo an ninh trật tự vệ sinh, thông báo cho công ty dịch vụ và các đơn vị liên quan giải quyết hoặc báo cáo cảnh sát khu vực phối hợp giải quyết khi cần;

Điều 10. Nhiệm vụ của thành viên phụ trách kỹ thuật

1. Trực tiếp theo dõi, giám sát việc sử dụng các trang thiết bị chung của tòa nhà như thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, hệ thống xả rác, hệ thống điện, nước, gas, hệ thống phòng cháy chữa cháy và công tác phòng cháy chữa cháy của nhà chung cư…,

2. Trực tiếp theo dõi, giám sát hoạt động bảo hành, bảo dưỡng các trang thiết bị và bảo hành, hoạt động sửa chữa cả tòa nhà và của các chủ sở hữu

3. Trực tiếp theo dõi, tổ chức thực hiện công tác bảo trì phần sử dụng chung.

4. Chủ trì, phối hợp với thành viên phụ trách an ninh, trật tự, vệ sinh theo dõi, giám sát công tác an ninh, trật tự, vệ sinh tầng hầm và các đường lên xuống tầng hầm.

5. Báo cáo và phối hợp với Phó trưởng Ban Quản trị làm việc với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư để giải quyết những vấn đề phát sinh và những yêu cầu, kiến nghị của cư dân vượt quá khả năng hoặc thẩm quyền.

6. Theo dõi, giám sát công tác trông giữ xe đạp, xe máy, ô tô và các tài sản khác ở các tầng hầm,

7. Theo dõi, giám sát việc sửa chữa nhà của các chủ sở hữu và người sử dụng các diện tích không phải căn hộ trong chung cư (các ki ốt, siêu thị, cửa hàng, các tầng cho thuê, các tầng thuộc sở hữu riêng của chủ đầu tư…);

8. Theo dõi, giám sát công tác bảo trì phần diện tích thuộc sở hữu chung.

Điều 11 Họp Ban quản trị

1. Ban quản trị hoạt động theo nguyên tắc tập thể.

2. Ban quản trị họp định kỳ 01 tháng hoặc chậm nhất 02 tháng một lần do Trưởng Ban quản trị hoặc thành viên Ban quản trị được Trưởng Ban quản trị ủy quyền triệu tập.

3. Ban quản trị họp bất thường khi có yêu cầu của ít nhất hai thành viên Ban quản trị hoặc của Trưởng Ban quản trị.

4. Cuộc họp Ban quản trị được thực hiện như sau:

a) Cuộc họp Ban quản trị được tiến hành khi có ít nhất ba thành viên Ban quản trị tham dự;

b) Trường hợp triệu tập họp Ban quản trị theo định kỳ nhưng không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban quản trị phải triệu tập cuộc họp Ban quản trị lần hai trong thời gian không quá 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần đầu. Sau hai lần triệu tập họp mà không đủ số thành viên tham dự, Trưởng Ban quản trị triệu tập Hội nghị nhà chung cư trong thời hạn không quá 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần hai để xem xét tư cách của các thành viên Ban quản trị không tham dự họp và Hội nghị nhà chung cư đưa ra biện pháp xử lý.

c) Nội dung và kết luận của cuộc họp Ban quản trị phải được ghi biên bản; biên bản cuộc họp Ban quản trị phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký phiên họp. Chủ tọa và thư ký liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản. Đối với nội dung mà Ban quản trị không quyết định được thì trình Hội nghị nhà chung cư quyết định. Thành viên Ban quản trị có quyền bảo lưu ý kiến và được ghi vào biên bản cuộc họp.

Điều 12. Biểu quyết thông qua các quyết định của Ban quản trị

1. Quyết định của Ban quản trị được thông qua theo nguyên tắc đa số, mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị ngang nhau. Các quyết định của Ban quản trị được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu theo quy chế hoạt động của Ban quản trị, được lập thành biên bản, có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên Ban quản trị dự họp và có đóng dấu của Ban quản trị.

Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đúng bằng 50% số thành viên Ban quản trị dự họp thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng ban hoặc Phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng Trưởng ban), trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.

2. Các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 75% tổng số thành viên của Ban quản trị tán thành:

a) Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;

b) Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;

c) Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

d) Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;

đ) Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.

3. Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, việc quyết định bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư thì phải được 100% thành viên Ban quản trị đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng;

Điều 13. Tiếp và giải quyết kiến nghị của cư dân.

1. Trưởng Ban quản trị trực tiếp phụ trách công tác tiếp cư dân; các thành viên khác của Ban quản trị có trách nhiệm tham gia tiếp cư dân và giải quyết kiến nghị của cư dân khi được Trưởng Ban quản trị.

2. Lịch tiếp cư dân định kỳ hàng tuần của Ban quản trị: Từ 18h30 - 21h00 vào một ngày thích hợp trong tuần. Ban quản trị có thể thay đổi lịch tiếp cư dân nêu trên nếu lịch đó không phù hợp với thời gian sinh hoạt của các thành viên Ban quản trị hoặc của cư dân.

3. Ngoài việc tiếp cư dân định kỳ, Ban quản trị thực hiện tiếp cư dân đột xuất trong trường hợp nếu không giải quyết kịp thời, vụ việc có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng lớn đến lợi ích của cư dân và nhà chung cư.

4. Ngoài thời gian tiếp cư dân theo lịch, cư dân gửi thư kiến nghị, yêu cầu vào hộp thư góp ý được trang bị trong tòa nhà. Ban quản trị có trách nhiệm trả lời trong vòng 3 ngày làm việc trừ lý do bất khả kháng (ví dụ Trưởng ban quản trị hoặc thành viên phụ trách vấn đề này đi công tác ngoài Hà Nội). Trong trường hợp không thể trả lời trong vòng 3 ngày làm việc, Ban quản trị có trách nhiệm thông báo lý do cho cư dân biết.

5. Việc tiếp cư dân được thực hiện công khai, được ghi chép vào sổ tiếp cư dân của Ban quản trị để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Hội nghị nhà chung cư hàng năm.

Điều 14. Quan hệ giữa Ban quản trị với các đơn vị có liên quan

1. Quan hệ giữa Ban quản trị với tổ dân phố.

Phối hợp với tổ dân phố vận động tuyên truyền cư dân trong khu dân cư thực hiện nếp sống văn minh đô thị; nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước theo sự hướng dẫn của tổ dân phố.

2. Quan hệ giữa Ban quản trị với cảnh sát khu vực.

Phối hợp với Công an phường, cảnh sát khu vực để đảm bảo an ninh trật tự nhà chung cư. Nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước theo sự hướng dẫn của Công an phường.

3. Quan hệ giữa Ban quản trị với UBND Phường.

Thường xuyên quan hệ với UBND Phường để giải quyết các công việc có liên quan đến sinh hoạt hàng ngày của cư dân trong nhà chung cư. Nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước theo sự hướng dẫn của UBND Phường.

4. Mối quan hệ giữa Ban Quản trị với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.

a) Ban quản trị có trách nhiệm tạo điều kiện tốt nhất cho đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng đã ký kết; kịp thời giải quyết các kiến nghị, đề xuất hợp lý của đơn vị quản lý vận hành.

b) Ban quản trị có trách nhiệm tổ chức cư dân giám sát chặt chẽ các hoạt động cung cấp dịch vụ của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, đảm bảo thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết; thu thập, tổng hợp ý kiến cư dân gửi đơn vị quản lý vận hành để cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Điều 15. Công tác Quản lý hồ sơ tài liệu

1.Các hồ sơ tài liệu cần được quản lý bao gồm:

a) Các hồ sơ tài liệu kỹ thuật;

b) Các công văn đi, đến;

c) Các quyết định, nghị quyết;

d) Các biên bản họp và giải quyết công việc;

2. Hồ sơ, tài liệu cần được lưu trữ an toàn và khoa học;

3. Các thành viên Ban quản trị chỉ được xem, sao chép hoặc đem tài liệu đi có thời hạn và chỉ trong lĩnh vực được phân công phụ trách đồng thời phải được sự đồng ý của Trưởng Ban quản trị và người mượn phải ký nhận mượn/trả.

II. QUY ĐỊNH THU, CHI TÀI CHÍNH

Điều 16. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về thu chi tài chính của Ban quản trị chung cư N03T8 khu Ngoại giao đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là nhà chung cư).

Điều 17. Mục đích của việc ban hành quy chế

Việc ban hành Quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư có mục đích tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động tài chính của Ban quản trị, từng bước đưa các hoạt động này đi vào nền nếp và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư được Hội nghị nhà chung cư N03T8 thông qua, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, các đơn vị quản lý vận hành, bảo trì và cung cấp các dịch vụ khác cho nhà chung cư.

Điều 18. Quy định chung.

1. Ban quản trị nhà chung cư N03T8 là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình Ban quản trị của Hợp tác xã được quy định trong Luật Hợp tác xã.

2. Trưởng Ban quản trị là người chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động thu chi tài chính của Ban quản trị. Trưởng Ban quản trị là người đúng tên chủ tài khoản của Ban quản trị.

3. Ban quản trị có trách nhiệm đăng ký hoạt động đúng theo các quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ các quy định của Luật kế toán, Thống kê, các Luật thuế.

4. Các quyết định của Ban quản trị nhà chung cư nếu vượt quá quyền hạn quy định vi phạm pháp luật hoặc các quy định, nghị quyết của hội nghị nhà chung cư thì không có giá trị pháp lý; trường hợp các quyết định hay hành vi thiếu trách nhiệm của Ban quản trị gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân thì các thành viên Ban quản trị phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Quy định về thu chi và hạch toán

1. Ban quản trị phải bố trí nhân viên chuyên trách kế toán, thủ quỹ.

2. Ban quản trị phải tổ chức mở sổ sách kế toán và hạch toán đầy đủ, kịp thời thời tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Ban quản trị và lưu trữ hồ sơ theo đúng các quy định nhà nước.

3. Tất cả các khoản thu chi của Ban quản trị phải được ghi chép và lập chứng từ, lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán, các Luật thuế hiện hành và trong phạm vi các quy định của hội nghị nhà chung cư đã thông qua. Chứng từ phải được ký duyệt đầy đủ các chữ ký theo quy định. Trưởng ban là người ký duyệt chứng từ.

3. Ban quản trị chỉ được phép thu các khoản phí, dịch vụ được pháp luật cho phép, thu đúng các nghị quyết, quyết định của hội nghị nhà chung cư phù hợp với pháp luật.

4. Ban quản trị nhà chung cư mở 01 tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam để thống nhất quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ và kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà chung cư.

Điều 20. Quy định về việc quản lý tiền

1. Ban quản trị chỉ được phép tồn dư quỹ tiền mặt hàng ngày tối đa không quá 10.000.000 đ (Mười triệu đồng).

2. Tất cả các khoản tiền, theo quy định Ban quản trị được phép quản lý, phải được gửi vào tài khoản của Ban quản trị mở tại ngân hàng (trừ khoản tồn quỹ theo quy định).

3. Ban quản trị không được phép sử dụng bất cứ khoản tiền nào mà Ban quản trị được phép quản lý theo quy định để đầu tư, cho vay hay bất cứ việc gì không liên quan đến việc quản lý, quản trị tòa nhà.

4. Các khoản chi tạm ứng, tạm thanh toán phải có đầy đủ hồ sơ và thời hạn hoàn ứng cụ thể.

Điều 21. Kỳ hạn gửi tiền

1. Cơ cấu quỹ bảo trì được xác định như sau :

a) Dưới 10% tổng số tiền được gửi dưới dạng tiền gửi không kỳ hạn

b) Từ 20-40% tổng số tiền được gửi dưới dạng tiền gửi tiết kiệm kỳ hạn 1 năm

c) Số tiền còn lại được gửi dưới dạng tiền gửi tiết kiệm kỳ hạn trên 1 năm.

2. Hội nghị nhà chung cư có thể ủy quyền cho Ban quản trị điều chỉnh cơ cấu này.

Điều 22. Người đứng tên làm chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì

1. Việc quản lý tài khoản được thực hiện theo hình thức đồng chủ tài khoản.

2. Hai đồng chủ tài khoản gồm:

a) Trưởng Ban quản trị, đại diện cho chủ sở hữu các căn hộ hoặc đại diện chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại và đại diện Công ty cổ phần xây dựng số 2.

b) Thành viên Ban quản trị, làm đại diện cho các chủ sở hữu phần diện tích không phải do Trưởng Ban quản trị đại diện.

Điều 23. Chi phí mua sắm trang bị, sửa chữa, thay thế, bảo trì.

1. Thực hiện theo các kế hoạch đã được hội nghị chung cư thông qua, trường hợp phát sinh mới do yêu cầu thực tế phải có thuyết minh, dự toán đầy đủ và thực hiện báo giá cạnh tranh. Trưởng ban phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hiệu quả của công việc.

2. Hoạt động bảo trì phải được ký hợp đồng và nghiệm thu, thanh quyết toán đúng theo quy định, quy trình kỹ thuật của nhà nước.

3. Ban quản trị chỉ được phép chi tối đa không quá 10.000.000 đ (mười triệu đồng) cho các công việc đột xuất mà không phải họp hội nghị nhà chung cư hoặc xin ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư để quyết định.

Điều 24. Chế độ thù lao trách nhiệm

Các thành viên Ban quản trị được hưởng thù lao hàng tháng từ nguồn thu dịch vụ, thu phí quản lý vận hành tòa nhà, cụ thể:

1. Trưởng ban :

2. Phó ban :

3. Các thành viên :

Điều 25. Chế độ báo cáo.

Ban quản trị có trách nhiệm quyết toán và báo cáo, giải trình hoạt động thu chi tài chính tại hội nghị nhà chung cư.

Điều 26. Sửa đổi, bổ sung quy chế

1. Các nội dung khác liên quan đến trách nhiệm và quyền hạn của Ban quản trị nhà chung cư nếu không được đề cập đến trong bản Quy chế này, sẽ được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu thấy cần phải sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của nhà chung cư. Việc sửa đổi và bổ sung sẽ được thông qua Hội nghị nhà chung cư hàng năm.

Điều 27. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Hội nghị nhà chung cư thông qua.