Quy chế tổ chức hội nghị nhà chung cư N03T8

HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ N03T8, KHU NGOẠI GIAO ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO, QUẬN BẮC TỪ LIÊM HÀ NỘI	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ------------------------------------------- Hà Nội, ngày    tháng 01 năm 2016
---------------------

QUY CHẾ

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ N03T8

KHU NGOẠI GIAO ĐOÀN, PHƯỜNG XUÂN TẢO

QUẬN BẮC TỪ LIÊM, HÀ NỘI

Điều 1. Cơ sở pháp lý

Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư N03T8 khu Ngoại giao đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Quy chế) được ban hành dựa trên các cơ sở pháp lý sau:

1. Luật nhà ở số 65/2014/QH13 được Quốc hội ban hành ngày 25/11/2014 ;

2. Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật nhà ở ;

3. Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng về Nội quy  quản lý, sử dụng nhà chung cư ;

4. Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư trên địa bàn thành phố Hà Nội  (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng 01 năm 2013 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội) ;

5. Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư NO3T8 đã được Hội nghị nhà chung cư N03T8 ban hành,

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trừ khi được định nghĩa khác, các từ ngữ dùng trong Quy chế này cũng có nghĩa như được định nghĩa tại Điều 1 Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư NO3T8 đã được Hội nghị nhà chung cư N03T8 ban hành.

Điều 3. Mục đích ban hành

Quy chế được ban hành nhằm các mục đích sau :

1. Làm cơ sở để tổ chức Hội nghị nhà chung cư ;

2. Đảm bảo mọi quyền và lợi ích hợp pháp của Chủ sở hữu và Người sử dụng căn hộ trong nhà chung cư;

3. Đảm bảo minh bạch, công khai trong toàn bộ quá trình tổ chức hoạt động Hội nghị nhà chung cư ; đảm bảo minh bạch, công khai trong việc thảo luận, thông qua các văn kiện và các vấn đề khác tại Hội nghị nhà chung cư.

Điều 4. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư N03T8 khu Ngoại giao đoàn, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Hội nghị nhà chung cư).

2. Quy chế này quy định quyền và trách nhiệm của mọi cư dân, của Chủ đầu tư và của các Tổ chức, Cá nhân khác có liên quan trong việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư, đảm bảo thực hiện được các mục đích nêu tại điều 3, Quy chế này.

3. Tùy theo nhu cầu thực tế, Quy chế này có thể được Hội nghị nhà chung cư sửa đổi hay điều chỉnh cho phù hợp.

Điều 5. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các thành viên Ban quản trị, các Chủ sở hữu, Người sử dụng căn hộ, Chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, đơn vị bảo trì và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến quản lý và sử dụng bất kỳ diện tích nào trong chung cư N03T8.

Điều 6. Hội nghị nhà chung cư

1. Hội nghị nhà chung cư N03T8 là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu bất kỳ diện tích nào trong nhà chung cư N03T8 hoặc người đang sử dụng hợp pháp nếu chủ sở hữu không tham dự.

a) Hội nghị nhà chung cư bao gồm cả trường hợp chủ sở hữu đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư;

b) Hội nghị nhà chung cư không bao gồm trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ;

c) Hội nghị nhà chung cư không bao gồm người quản lý và sử dụng diện tích các khu vực trong tòa nhà chưa được Chủ đầu tư bán nếu giá trị diện tích này đã được phân bổ vào giá bán căn hộ cho các Chủ sở hữu căn hộ.

2. Hội nghị chung cư là cơ quan có thẩm quyền cao nhất và quyết định những vấn đề quan trọng nhất trong việc quản lý và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở

Điều 7. Hội nghị nhà chung cư thường niên

1. Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên có các nội dung sau đây:

a) Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;

b) Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;

c) Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;

d) Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

đ) Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị;

e) Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

g) Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;

h) Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

i) Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.

2. Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:

a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư;

b) Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;

c) Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định của pháp luật.

3. Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; Ban quản trị tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho cuộc họp hội nghị chính thức.

4. Trong trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều này, Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

5. Trường hợp qua giám sát, thảo luận tại hội nghị nhà chung cư mà chủ sở hữu nhà chung cư phát hiện hành vi vi phạm về tài chính của Ban quản trị, thành viên Ban quản trị nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm, hội nghị nhà chung cư có thể quyết định bãi miễn một, một số hoặc toàn bộ thành viên Ban quản trị nhà chung cư và bầu thay thế các thành viên khác; nếu người có hành vi vi phạm thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự thì hội nghị nhà chung cư thông qua quyết định đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

6. Trong trường hợp cần thiết, hội nghị nhà chung cư quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư phải đóng góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này theo thỏa thuận.

Điều 8. Hội nghị nhà chung cư bất thường

1. Hội nghị nhà chung cư bất thường được tổ chức khi có một trong các trường hợp sau đây:

a) Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó trưởng ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường;

b) Miễn nhiệm toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;

c) Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó trưởng ban do bị miễn nhiệm hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định của pháp luật;

d) Ban quản trị nhà chung cư đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

đ) Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

2. Điều kiện về số lượng người tham dự hội nghị tòa nhà chung cư bất thường được quy định như sau:

a) Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư để quyết định một trong các vấn đề quy định tại các Điểm a, b, c hoặc d Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;

b) Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều này thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư bất thường tham dự.

3. Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

Điều 9. Hội nghị nhà chung cư trù bị

Trước khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư, Ban quản trị tổ chức Hội nghị trù bị hoặc Hội nghị Ban quản trị và các đại diện tầng với sự tham gia của các Chủ sở hữu và Người sử dụng (gọi tắt là Hội nghị trù bị) nhằm mục đích:

1. Thống nhất chương trình làm việc của Hội nghị chung cư, bầu đoàn chủ tịch, ban thư ký, ban kiểm phiếu và ban thẩm tra tư cách dự Hội nghị; Chủ tịch Hội nghị, Trưởng ban thư ký, Trưởng ban kiểm phiếu và Trưởng ban thẩm tra tư cách của Hội nghị.

2. Thống nhất thành phần tham gia, danh sách các cá nhân, tổ chức được mời tham gia.

3. Thống nhất danh sách đề cử, ứng cử vào vị trí thành viên của Ban quản trị;

4. Thống nhất thể thức kêu gọi và tổ chức, phân công vận động Chủ sở hữu và Người sử dụng nhà chung cư tham gia Hội nghị nhà chung cư.

5. Các nội dung khác căn cứ theo đề xuất của các Chủ sở hữu và Người sử dụng.

Điều 10. Cách thức tiến hành Hội nghị chung cư

1. Thành phần tham dự

a) Các khách mời theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư trù bị (nếu có);

b) Đại diện Chủ sở hữu đã nhận bàn giao, hoặc người đang sử dụng hợp pháp căn hộ hoặc phần diện tích của chủ sở hữu ;

c) Đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư),

d) Đại diện đơn vị quản lý vận hành;

đ) Đại diện của Ủy ban nhân dân cấp phường.

e) Các thành phần khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư trù bị (nếu có)

2. Thời gian

a) Hội nghị nhà chung cư được tổ chức vào ngày thứ bảy hoặc chủ nhật để đảm bảo các thành phần tham dự đều có thể tham gia hội nghị.

b) Thông báo mời họp phải được Ban quản trị gửi tới các thành phần tham dự trong thời gian ít nhất 02 tuần trước khi tiến hành hội nghị bằng đường bưu điện, trao tay, thư điện tử hoặc các hình thức phù hợp khác;

Điều 11. Đoàn chủ tịch Hội nghị

1. Đoàn chủ tịch gồm 3 thành viên, trong đó :

a) 02 thành viên đại diện cho chủ sở hữu và người sử dụng các căn hộ;

b) 01 thành viên đại diện cho chủ đầu tư nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư.

c) Trường hợp chủ đầu tư không còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì thay bằng 01 thành viên đại diện cho chủ sở hữu và người sử dụng các diện tích không phải là các căn hộ;

2. Chủ tịch Hội nghị có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên Đoàn chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Hội nghị về thực hiện nhiệm vụ của Đoàn chủ tịch.

2. Nhiệm vụ của Đoàn chủ tịch:

a) Điều hành các hoạt động của Hội nghị nhà chung cư theo quy chế này và chương trình làm việc của Hội nghị chung cư đã được Hội nghị trù bị thông qua;

b) Điều hành việc bầu cử Ban quản trị theo quy chế bầu Bản quản trị: Thông báo danh sách các thành viên được Hội nghị trù bị thống nhất giới thiệu để bầu. Trong trường hợp chưa có sự thống nhất tại Hội nghị trù bị, Đoàn chủ tịch tổng hợp danh sách những người ứng cử, đề cử và những người xin rút tại Hội nghị; xem xét quyết định cho một số người được rút hoặc không được rút khỏi danh sách bầu cử; trường hợp còn nhiều ý kiến chưa thống nhất thì đoàn chủ tịch xin ý kiến quyết định của Hội nghị. Lập danh sách bầu cử, lấy biểu quyết của Hội nghị thông qua danh sách bầu cử chính thức. Một số việc khác nếu cần.

c) Giới thiệu danh sách ban kiểm phiếu, trưởng ban kiểm phiếu đã được Hội nghị trù bị thông qua. Hướng dẫn, phổ biến nguyên tắc, thủ tục lấy ý kiến hoặc bỏ phiếu trong Hội nghị.

d) Chủ trì xử lý những vấn đề phát sinh tại Hội nghị ;

e) Ký các văn kiện, hồ sơ được Hội nghị nhà chung cư thông qua ;

Điều 12. Ban thư ký Hội nghị

1. Ban thư ký gồm 2 thành viên là cư dân của nhà chung cư, do Hội nghị trù bị bầu ra. Trưởng ban thư ký có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên, chịu trách nhiệm trước Đoàn chủ tịch về thực hiện nhiệm vụ của Ban thư ký.

2. Nhiệm vụ của Ban thư ký:

a) Ghi biên bản tổng hợp ý kiến thảo luận, soạn thảo các văn bản kết luận, nghị quyết… của Hội nghị; chuẩn bị nội dung các văn bản để Hội nghị bỏ phiếu biểu quyết thông qua (nếu có).

b) Giúp Đoàn chủ tịch tổng hợp kết quả ứng cử, đề cử phục vụ cho việc lập danh sách bầu cử trước khi Hội nghị tiến hành bầu cử (nếu có).

c) Quản lý và phát tài liệu, ấn phẩm của Hội nghị theo sự chỉ đạo của Đoàn chủ tịch.

d) Thu nhận, bảo quản và gửi đến Ban quản trị nhiệm kỳ mới đầy đủ hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm của Hội nghị.

e) Trưởng ban thư ký ký các văn kiện, hồ sơ được Hội nghị nhà chung cư thông qua;

Điều 13. Ban thẩm tra tư cách

1. Ban thẩm tra tư cách của Hội nghị gồm 3 thành viên, trong đó :

a) 02 thành viên đại diện cho chủ sở hữu và người sử dụng các căn hộ;

b) 01 thành viên đại diện cho chủ đầu tư nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư.

c) Trường hợp chủ đầu tư không còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư thì thay bằng 01 thành viên đại diện cho chủ sở hữu và người sử dụng các diện tích còn lại của nhà chung cư ;

2. Nhiệm vụ của Ban thẩm tra tư cách

a) Thẩm tra, báo cáo Đoàn chủ tịch những vấn đề có liên quan đến tư cách dự Hội nghị của những người đến dự Hội nghị theo quy định tại Nội quy quản lý và sử dụng nhà chung cư. Đối với những trường hợp không đủ tư cách, cần giải thích rõ vì lý do gì, báo cáo với Đoàn chủ tịch để trình Hội nghị xem xét, quyết định.

b) Thẩm tra, báo cáo Đoàn chủ tịch quyền biểu quyết các văn kiện và bầu Ban quản trị nhà chung cư của các chủ sở hữu và người sử dụng.

c) Thẩm tra, báo cáo Đoàn chủ tịch các đơn thư khiếu nại, tố cáo về các thành viên dự kiến được bầu vào Ban quản trị nhiệm kỳ mới, Trưởng ban thư ký và Trưởng ban kiểm phiếu Hội nghị.

Điều 14. Ban kiểm phiếu

1. Ban kiểm phiếu gồm 5 thành viên được Hội nghị trù bị lựa chọn, giới thiệu và biểu quyết thông qua. Thành viên Ban kiểm phiếu không có tên trong danh sách bầu Ban quản trị nhiệm kỳ mới.

2. Nhiệm vụ của Ban kiểm phiếu: 

a) Hướng dẫn chi tiết cách thức bỏ phiếu, kiểm tra niêm phong thùng phiếu, phát phiếu trực tiếp cho chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư, kiểm số phiếu phát ra và phiếu thu về, kiểm phiếu bầu.

b) Công bố kết quả bầu cử. Lập và ký biên bản bầu cử, niêm phong phiếu bầu. Chuyển biên bản bầu cử và phiếu bầu đã niêm phong cho Đoàn chủ tịch để bàn giao cho Ban quản trị nhiệm kỳ mới lưu trữ, sử dụng theo quy định.

c) Ngoài ban kiểm phiếu đang thực hiện nhiệm vụ kiểm phiếu, không ai được đến nơi ban kiểm phiếu đang làm việc. 

Điều 15. Quyền biểu quyết

Quyền biểu quyết được tính theo đơn vị căn hộ và được quy định như sau:

1. Mỗi căn hộ trong nhà chung cư tương ứng với một phiếu biểu quyết. Mỗi chủ sở hữu có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với số căn hộ mình sở hữu, được gọi là quyền biểu quyết.

2. Đối với phần diện tích khác trong tòa nhà không phải là căn hộ thì mỗi phần diện tích sàn xây dựng tương đương với diện tích sàn xây dựng của căn hộ lớn nhất theo thiết kế được phê duyệt tại nhà chung cư (100 m2 tim tường hoặc 93 m2 thông thủy) có một phiếu biểu quyết. Mỗi phần diện tích sở hữu tương đương với một phiếu biểu quyết.

3. Chủ sở hữu không tham dự hội nghị nhà chung cư có thể ủy quyền cho một người khác tham gia bỏ phiếu, việc ủy quyền phải đúng quy định của pháp luật; Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người thứ  ba và không được tham gia ứng cử làm thành viên Ban Quản trị.

Người được ủy quyền đại diện cho chủ sở hữu, thay mặt người sở hữu thực hiện các quyền biểu quyết của chủ sở hữu tại Hội nghị nhà chung cư.

4. Những diện tích đang có hợp đồng mua bán với chủ đầu tư nhưng chưa nhận bàn giao, thì không có quyền biểu quyết.

5. Những diện tích các khu vực trong tòa nhà chưa được Chủ đầu tư bán song giá trị những diện tích này đã được phân bổ vào giá bán căn hộ cho các Chủ sở hữu căn hộ, thì không có quyền biểu quyết.

Điều 16. Điều kiện thông qua các văn kiện, nhân sự

1. Mọi quyết định của Hội nghị nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết giơ tay hoặc bỏ phiếu kín. Nếu vấn đề được biểu quyết có số phiếu đồng ý và không đồng ý bằng nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phiếu biểu quyết của Chủ tịch Hội nghị.

2. Việc bầu Ban quản trị được thực hiện theo Quy chế riêng được Hội nghị nhà chung cư biểu quyết thông qua;

3. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên Đoàn chủ tịch và Trưởng ban thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư, được lưu cùng với biên bản họp tại trụ sở làm việc của Ban quản trị.

Điều 17. Phiếu biểu quyết

1. Phiếu biểu quyết in nội dung tóm tắt những vấn đề cần được Hội nghị biểu quyết thông qua (nếu không có điều kiện in phiếu, ban kiểm phiếu ghi nội dung trên phiếu); đóng dấu của Ban quản trị ở góc trái phía trên của phiếu bầu.

2. Người biểu quyết đánh dấu X vào ô đồng ý nếu đồng ý, hoặc ô không đồng ý nếu không đồng ý, tương ứng với dòng về nội dung vấn đề mà mình biểu quyết. 

3. Người biểu quyết nếu không biểu quyết cho vấn đề gì trong danh sách cần biểu quyết thì gạch giữa cả dòng về nội dung vấn đề mà mình không biểu quyết.

4. Phiếu hợp lệ và không hợp lệ

a) Phiếu hợp lệ là phiếu do Ban kiểm phiếu phát ra, phiếu biểu quyết đủ hoặc thiếu số lượng vấn đề cần biểu quyết; phiếu biểu quyết mà người biểu quyết đánh dấu X vào một trong hai ô đồng ý hoặc không đồng ý; phiếu mà người biểu quyết gạch giữa cả dòng về nội dung vấn đề mà mình không biểu quyết.

b) Phiếu không hợp lệ là phiếu không do Ban kiểm phiếu phát ra; phiếu biểu quyết nhiều hơn số lượng vấn đề cần biểu quyết; phiếu không biểu quyết cho bất kỳ vấn đề nào trong danh sách cần biểu quyết có nhiều vấn đề; phiếu biểu quyết vấn đề nằm ngoài danh sách các vấn đề cần biểu quyết.

Điều 18. Biên bản biểu quyết

1. Biên bản biểu quyết được lập thành 02 bản có chữ ký của các thành viên trong Đoàn chủ tịch và Trưởng ban kiểm phiếu.

2. Nội dung biên bản

a) Tổng số đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư được mời dự Hội nghị.

b) Tổng số đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư dự Hội nghị.

c) Tổng số đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư dự Hội nghị có mặt khi biểu quyết.

d) Số phiếu phát ra.

đ) Số phiếu thu về

e) Số phiếu hợp lệ.

g) Số phiếu không hợp lệ.

h) Số phiếu biểu quyết đủ số lượng.

i) Số phiếu biểu quyết thiếu so với số lượng cần biểu quyết (trong đó thiếu đối với vấn đề 1, vấn đề 2...).

h) Danh sách các vấn đề được thông qua (đa số phiếu biểu quyết) hoặc không được thông qua (thiểu số phiếu biểu quyết). Đối với bầu cử, số phiếu được bầu từ cao xuống thấp của từng người trong danh sách bầu cử và trong danh sách những người trúng cử. 

3. Thời hạn lưu trữ phiếu biểu quyết 

Ban kiểm phiếu niêm phong phiếu biểu quyết và chuyển cho Đoàn chủ tịch để giao cho Ban quản trị nhiệm kỳ mới lưu trữ tại trụ sở làm việc của Ban quản trị  trong thời hạn 6 tháng. Trong thời gian này, nếu không có quyết định của cấp có thẩm quyền, không ai được tự ý mở niêm phong. Quá 6 tháng, nếu không có khiếu nại, tố cáo về kết quả bầu cử thì Ban quản trị quyết định cho hủy số phiếu đó. 

Điều 19. Trách nhiệm của Ban quản trị

1. Ban quản trị có trách nhiệm hoàn thiện các văn kiện, kết luận tại Hội nghị nhà chung cư, công bố công khai tại trụ sở làm việc của Ban quản trị và những điểm thích hợp trong nhà chung cư.

2. Ban quản trị có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung và chủ trì tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

3. Ban quản trị có trách nhiệm lập hồ sơ và các văn bản cần thiết để đề nghị cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban quản trị nhà chung cư nhiệm kỳ mới.

Điều 20. Điều khoản thi hành

1. Mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân được quy định tại điều 5 Quy chế này đều có trách nhiệm nghiêm túc tuân thủ Quy chế này.

2. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Trưởng ban quản trị nhà chung cư ký quyết định ban hành.

3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này (nếu có) được thực hiện và trình Hội nghị chung cư thông qua trong các phiên họp hàng năm hoặc được tiến hành giữa hai kỳ Hội nghị chung cư khi có trên 50% thành viên Ban quản trị đề nghị và phải được đa số ý kiến cư dân nhất trí khi Ban quản trị ban hành đưa vào thực hiện.